那么，应该如何撰写一份比较清晰合理得体的情况说明呢？结合平时关务经验，以最常见的商品资料情况说明为例，我觉得应按以下思路撰写。
（黑色字部分为模板固定格式，红色字部分为企业撰写情况说明时的提示信息，或需要在情况说明的每个部分填充的具体内容）
1、标题
情况说明
注：如无特殊要求，都是该通用标题
2、抬头称谓
致×××海关
注：抬头称谓应是对所涉进出口货物实施监管的海关名称，例如：浦江海关，外港海关，洋山海关，吴淞海关，机场海关，如果实在分不清那么多的口岸称呼，就直接写“致上海海关”。
3、正文
我司×××（此处填写企业名称）此次委托×××（此处填写报关单位）于 20××年×月×日向贵关申报进（出）口一票货物。
进（出）口的报关单号为：×××。
船名航次为：×××/×××。
提运单号为：×××。
注：以上是表明进出口企业、报关单位和海关三者之间的业务关系，以及报关单所载有的最基本的信息，以供海关搜索原始报关数据用。
原报关单申报内容为：
G1：商品品名：×××。
G1：商品编号：×××。
G1：申报要素：×××︳×××︳××××××︳……，或者其他申报内容。
注：提供原报关申报内容，供海关审核是否申报准确，后续还用于对比最新申报的内容。
经海关查验发现，该商品实际为：××××××，或者
现经我司重新组织业务人员研究后，发现该商品实际为：××××××。具体如下：
结构组成（各零部件名称）：×××；工作原理（各零部件配合工作）：×××；功能用途（设备最终具有功能和作用）： ×××；成分含量（成分+百分比）：×××；性能指标（各种外观，参数，技术特征等）： ×××；实物图片（零件、整机、加工对象等）： ×××等。
注：该部分为转折内容，主要阐述实际商品资料，不管是结构组成、工作原理、功能用途还是技术参数，只要是与原申报内容不符合的，都要如实写清。该部分内容建议由企业负责生产或技术咨询的专门人员和关务人员共同合作撰写，力求有针对性，逻辑合理，真实有效，避免主题不明，前后矛盾，描述不清，海关最终凭此来认定企业是否有申报不实的情况。
我司认为该G1商品正确的申报内容为：
G1：商品品名：×××。或者
G1：商品编号：×××。或者
G1：申报要素：×××︳×××︳××××××︳……，或者其他申报内容。
注：该部分为企业根据前面产生质疑并经内部调查研究后的自我认定，并以此作为重新申报的依据，而海关将根据相应的法律法规对企业提交的情况资料进行重新审核，并做出是否接受企业自我认定的处理决定。
经我司研究分析得知，造成此次申报不实主要因为操作人员缺少经验，对产品认识不足……等；
注：企业应主动调查造成此次申报不实是否为客观原因，避免海关认定企业带有主观意图，从而引起行政处罚或调查缉私。
现我司高度重视此次申报错误，并从中吸取深刻教训，今后严格加强员工管理，认真学习报关知识，提供申报技能，杜绝类似错误发生。
注：在事实面前，承认错误是必须的。
现向海关申请×××，恳请贵关给予批准办理为盼。
注：根据不同的错误内容，向海关申请办理不同的海关事务。
由此给贵关带来不必要的麻烦，深表歉意，再次感谢！
注：客套语句，表明态度诚恳。
4、结尾落款
×××有限公司
×年×月×日
注：结尾处的落款应为商品实际进出口的企业名称，或者提出申请办理海关事务的单位名称。
总而言之，信息完整，资料齐全并且简单明了的情况说明，可以给海关审核工作带来方便，可以提高海关业务现场的通关效率，从而节约企业的时间成本和降低通关风险。
上海心海报关有限公司 是一家专注于提供海运出口报关及配套服务的出口报关企业，在上海各口岸业务现场均设有海运出口报关服务网点，可以为客户提供更便捷的海运出口报关 服务。海运出口报关服务热线 021-35311787
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